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Fichier clients / prospects : modification de la norme simplifiée 48

La CNIL est, rappelons-le, habilitée par l’article 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée à établir des normes destinées à simplifier l’obligation de déclaration des traitements informatisés « les plus courants ». Parmi ces traitements les plus courants figure la gestion de clients et de prospects.

Compte tenu de l’évolution du commerce et des méthodes de prospection, la norme simplifiée n° 48, adoptée le 7 juin 2005, a été modifiée le 21 juin 2012.

Par une délibération n° 2016-264 du 21 juillet 2016, publiée au JORF du 14 septembre 2016, la CNIL, prenant en considération l’évolution du droit et de la pratique, notamment en matière de vente de biens ou de fourniture de services à distance, sa délibération n° 2013-378 du 5 décembre 2013 portant adoption d’une recommandation relative aux cookies et aux autres traceurs ainsi que la mise en œuvre du nouveau système dénommé « BLOCTEL », ayant pour finalité la gestion de la liste d’opposition au démarchage téléphonique a modifié la norme simplifiée 48 de la manière suivante :

En sus des finalités visées par la NS 48 issue de la délibération du 21 juin 2012, à savoir :

  • effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant :
  • les contrats ;
  • les commandes ;
  • les livraisons ;
  • les factures ;
  • la comptabilité, et en particulier la gestion des comptes clients ;
  • un programme de fidélité au sein d’une entité ou de plusieurs entités juridiques ;
  • le suivi de la relation client tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations et du service après-vente ;
  • effectuer des opérations relatives à la prospection :
  • la gestion d’opérations techniques de prospection (ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la normalisation, l’enrichissement et la déduplication) ;
  • la sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produit et de promotion. Sauf consentement des personnes concernées recueilli dans les conditions prévues à l’article 6, ces opérations ne doivent pas conduire à l’établissement de profils susceptibles de faire apparaître des données sensibles (origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé des personnes) ;
  • la réalisation d’opérations de sollicitations ;
  • l’élaboration de statistiques commerciales ;
  • la cession, la location ou l’échange de ses fichiers de clients et de ses fichiers de prospects ;
  • l’organisation de jeux-concours, de loteries ou de toute opération promotionnelle à l’exclusion des jeux d’argent et de hasard en ligne soumis à l’agrément de l’Autorité de régulation des jeux en ligne ;
  • la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition ;
  • la gestion des impayés et du contentieux, à condition qu’elle ne porte pas sur des infractions et/ou qu’elle n’entraîne pas une exclusion de la personne du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat ;
  • la gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus.

La nouvelle NS 48 vise également les finalités suivantes :

– effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant :

– la sélection de clients pour réaliser des études, sondages et tests produits. Sauf consentement des personnes concernées recueilli dans les conditions prévues à l’article 6 de la présente norme, ces opérations ne doivent pas conduire à l’établissement de profils susceptibles de faire apparaître des données sensibles (origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé des personnes) ;

– la sélection de personnes pour réaliser des actions d’étude. Sauf consentement des personnes concernées recueilli dans les conditions prévues à l’article 6, ces opérations ne doivent pas conduire à l’établissement de profils susceptibles de faire apparaître des données sensibles (origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé des personnes) ;

– l’actualisation de ses fichiers de prospection par l’organisme en charge de la gestion de la liste d’opposition au démarchage téléphonique, en application des dispositions du code de la consommation ;

S’agissant des données, la nouvelle NS 48 vise les nouvelles données suivantes :

Les données relatives aux moyens de paiement suivantes : cryptogramme visuel (ce dernier ne devant pas être conservé, conformément à l’article 5 de la présente norme) ;

Les données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage, de test produit et de promotion, la sélection des personnes ne pouvant résulter que de l’analyse des données listées au présent article ;

Les données collectées par le biais des actions visées à l’article 32-II de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, dans le respect des recommandations figurant dans la délibération n° 2013-378 du 5 décembre 2013 (cookies et traceurs).

Parmi les personnes pouvant avoir accès aux données à caractère personnel,

Est ajouté l’organisme en charge de la gestion de la liste d’opposition au démarchage téléphonique (« BLOCTEL »).

S’agissant des durées de conservation, la NS 48 est profondément réformée, pour obéïr désormais aux principes suivants :

  • Les données peuvent désormais faire l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur (notamment mais non exclusivement celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation). Il convient de prévoir à cet effet une base de données d’archives dédiée ou une séparation logique dans la base de données active ;
  • Pour pouvoir conserver, au-delà de la durée de conservation fixée au regard de l’article 6 (5°) de la loi, des informations relatives à des clients ou des prospects à des fins d’analyses ou d’élaboration de statistiques agrégées, les données doivent être anonymisées de manière irréversible, en procédant à la purge de toutes les données à caractère personnel, y compris les données indirectement identifiantes. A cet égard, le G29 a adopté un avis le 10 avril 2014 sur les techniques d’anonymisation ;
  • Pour déterminer la date du dernier contact émanant d’un prospect, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte dans un courriel ne peut être considéré comme un contact.

Les données de fréquentation brutes associant un identifiant peuvent désormais être conservées 13 mois et non plus seulement 6 mois.

S’agissant de l’information, du consentement et de l’exercice des droits :

La CNIL a ajouté les précisions suivantes :

Lorsque les données sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent porter mention des prescriptions figurant aux 1°, 2°, 3° et 6° de l’article 32. Cette disposition vise les questionnaires au sens large et, notamment, les formulaires à compléter sur un site web.

Lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été recueillies directement auprès des personnes concernées, les modalités d’information des personnes sont prévues par les dispositions de l’article 32-III de la loi. Le recueil du consentement exprès et spécifique de la personne concernée, dans les cas suivants :

– la prospection réalisée au moyen des dispositifs visés par l’article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques (système automatisé de communications électroniques au sens de l’article L. 32 du CPCE – SMS, MMS, automate d’appel, Bluetooth, etc. – télécopieur et courrier électronique). Toutefois, dans les conditions visées par l’article L. 34-5 du CPCE, le recueil du consentement n’est pas requis lorsque le courrier électronique concerne des produits ou services analogues ;

– la cession à des partenaires des adresses électroniques ou des numéros de téléphone utilisés à des fins de prospection directe au moyen des dispositifs précités visés par l’article L. 34-5 du CPCE ;

– la collecte ou la cession des données susceptibles de faire apparaître directement ou indirectement les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes ou qui sont relatives à la vie sexuelle de celle-ci (par exemple, eu égard au type de documentation demandé, à la nature du produit acheté, du service ou de l’abonnement souscrit) ;

Les consommateurs qui ne souhaitent pas faire l’objet de prospection commerciale par voie téléphonique peuvent s’inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique prévue par les articles L. 223-1 et suivants du code de la consommation. Il est notamment interdit à un professionnel, directement ou par l’intermédiaire d’un tiers agissant pour son compte, de démarcher téléphoniquement un consommateur inscrit sur la liste d’opposition, sauf en cas de relations contractuelles préexistantes. La location ou la vente de fichiers contenant des données téléphoniques et comportant les coordonnées d’un ou de plusieurs consommateurs inscrits sur la liste est également interdite.

D’où la nécessité de mettre régulièrement à jour les fichiers susceptibles d’être loués ou cédés.

Le contrôle du respect de ces obligations est assuré par les services de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes du ministère de l’économie, de l’industrie et du numérique.

Conformément à l’article 39 de la loi, toute personne peut demander au responsable de traitement la communication, sous une forme accessible, des données à caractère personnel la concernant ainsi que toute information quant à l’origine de celles-ci. Le droit de rectification s’exerce dans les conditions prévues à l’article 40 de la loi.

La CNIL anticipe l’application du Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel.

S’agissant des cookies, la CNIL a également apporté des précisions :

Les cookies de mesure d’audience peuvent être déposés et lus sans recueillir le consentement des personnes lorsqu’ils remplissent les conditions visées à l’article 6 de la délibération n° 2013-378 du 5 décembre 2013, portant adoption d’une recommandation relative aux cookies et aux autres traceurs visés par l’article 32-II de la loi du 6 janvier 1978.

De manière générale, pour l’ensemble des traitements mis en œuvre pour les finalités définies à l’article 2 de la présente norme qui utilisent des données collectées par le biais des technologies visées à l’article 32-II de la loi, la présente norme renvoie aux recommandations de la délibération n° 2013-378 du 5 décembre 2013 susvisée.

Lorsque l’utilisation d’un service de communication au public en ligne donne lieu à la création d’un compte par l’utilisateur, les données doivent être effacées dès que le compte est supprimé, sous réserve des exceptions listées à l’article 5 de la présente norme.

S’agissant des comptes n’étant plus utilisés depuis un certain laps de temps par l’utilisateur, un délai doit être fixé pour déterminer la durée à partir de laquelle ces comptes doivent être considérés comme des comptes inactifs. Au terme de ce délai, les données relatives au compte inactif doivent être supprimées. Le responsable de traitement doit avertir l’utilisateur par tous les moyens disponibles avant de procéder à cette suppression et lui donner la possibilité de manifester sa volonté contraire. Il est envisageable que la personne concernée donne son consentement spécifique pour que tout ou partie des données soient archivées par le responsable de traitement, pour une durée déterminée et raisonnable, en vue d’une réactivation future du compte.

Le laps de temps au terme duquel un compte doit être considéré comme inactif doit être défini par le responsable de traitement conformément aux dispositions de l’article 6 (5°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. A titre indicatif, une durée de deux ans semble par exemple appropriée pour un compte créé sur un site de rencontres.

Dans tous les cas, le responsable de traitement doit ménager la possibilité pour la personne concernée d’exercer ses droits si des données à caractère personnel la concernant restent traitées indépendamment de la clôture du compte et de la suppression des données de celui-ci.

S’agissant de la sécurité

Pour déclarer que les traitements sont conformes à la norme simplifiée, il est désormais précisé que :

  • Les mots de passe ne doivent pas être stockés « en clair »,
  • Le transit des données doit faire l’objet de mesures techniques « visant à rendre ces données incompréhensibles à toute personne non autorisée » (par exemple, protocole HTTPS),
  • De manière générale, s’agissant de mesures de sécurité à mettre en place pour les données relatives aux cartes bancaires, la présente norme renvoie vers l’article 5 de la délibération n° 2013-358 du 14 novembre 2013 susvisée.
  • Concernant les pièces d’identité, celles-ci ne doivent être accessibles qu’à un nombre de personnes restreint, et des mesures de sécurité doivent être mises en œuvre afin d’empêcher toute réutilisation détournée de ces données (apposition d’un marquage spécifique, fourniture du seul recto de la pièce d’identité et photocopie en noir et blanc par exemple).

S’agissant des transferts de données à l’étranger

Il est désormais précisé, dans la nouvelle NS 48, qu’elle couvre notamment les transferts de données vers l’étranger qui « s’effectuent à destination d’un pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat en raison de sa législation interne ou de ses engagements internationaux, souscrits notamment à l’issue de négociations avec la Commission européenne, en vue de la protection de la vie privée et des libertés et droits fondamentaux des personnes » ou qui sont « encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par des règles internes d’entreprise (« Binding Corporate Rules », ou BCR) ou des clauses contractuelles ad hoc dont la CNIL a préalablement reconnu qu’elles garantissent un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

Pascal Alix, Avocat et CIL

/ Virtualegis

Règlement européen sur les données personnelles : 2018 se prépare dès maintenant

Le 14 avril 2016, le Parlement européen a adopté le Règlement 2016/679 sur la protection des données personnelles, après plus de quatre ans de négociation et discussions. Il sera applicable à partir du 25 mai 2018 dans tous les pays membres de l’Union européenne.

Ce texte représente une avancée majeure alors que le texte européen applicable en matière de données personnelles était jusqu’alors la directive 95/46/CE datant de 1995, époque où Internet balbutiait et où les smartphones et les applications qui les accompagnent relevaient encore de la science-fiction.

L’émergence rapide de l’ère du numérique a rendu nécessaire l’adoption d’un nouveau texte. La nature juridique de ce texte, un règlement, est déjà une avancée conséquente pour les entreprises. Alors qu’une directive demande une transposition dans chaque Etat membre, impliquant des différences entre les lois de transposition, le Règlement, applicable sans transposition, permet d’unifier le marché européen en matière de protection des données personnelles. A l’heure du big data, cette unification permet de garantir un niveau de protection des données personnelles équivalent au sein de tous les pays membres et d’éviter le forum shopping [1].

En parallèle, et au fur et à mesure de l’importance qu’a pris le recueil des données par les entreprises, le citoyen a pris conscience du danger que peut représenter l’utilisation de ses données. En consacrant le droit à l’oubli, déjà reconnu par la Cour de Justice de l’Union Européenne par l’arrêt du 13 mai 2014[2], et le droit à la portabilité des données personnelles, l’Europe confirme avec ce Règlement que les données personnelles sont et demeurent la propriété des personnes physiques concernées. Partant, le citoyen demandera sans cesse plus de gages concernant le recueil et l’utilisation des données qu’il accepte de transmettre.

Ainsi, bien qu’applicable à partir du 25 mai 2018[3], les entreprises sont encouragées à prendre connaissance des obligations du Règlement et anticiper cette application. D’autant plus que ce texte appelle à un changement de comportement, en mettant la protection des données personnelles au cœur de la réalisation des produits tout d’abord, puis de la politique de l’entreprise.

 

La protection des données dès la conception des produits ou services

En faisant explicitement référence à la notion de « privacy by design »[4], le Règlement pose la protection des données personnelles en principe structurant dès la conception des produits, services ou applications.

Chiffrement, pseudonymisation et autres mesures… devront être anticipés par les responsables des traitements des données. Le Règlement impose que les mesures de protection soient proactives et préventives, au lieu d’être comme aujourd’hui, principalement correctives.

La notion de « privacy by design » est par ailleurs accompagnée, dans le même article du Règlement (article 25), du principe de « privacy by default ». Il revient au responsable du traitement des données de garantir que, par défaut, seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires au regard de chaque finalité spécifique du traitement sont traitées.

L’obligation pour le responsable du traitement et le sous-traitant de pouvoir démontrer le respect du Règlement

Le Règlement vise à responsabiliser les entreprises en leur demandant d’être à même de démontrer qu’elles respectent les règles relatives à la protection des données personnelles lors des traitements. Ce paradigme du Règlement peut se retrouver sous la notion d’accountability.

L’accountability se retrouve en arrière-plan de la nouvelle obligation de réalisation d’une analyse d’impact en amont de certains traitements. Cette analyse s’impose lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques. La qualification du traitement à risque va découler de sa nature, de sa portée, du contexte et des finalités de ce traitement. L’analyse doit être effectuée avant le traitement et peut conduire le responsable du traitement à consulter l’autorité administrative de contrôle, la CNIL en France, au cas où l’analyse conclut à un risque élevé.

L’accountability passe encore par la tenue d’un registre des traitements comme cela est fait aujourd’hui par les correspondants informatique et libertés (« CIL »). Le registre sera obligatoire pour les responsables de traitement ou les sous-traitants de plus de 250 salariés ou lorsque le traitement pourra constituer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, ne sera pas occasionnel ou qu’il portera notamment sur des données sensibles. Les sous-traitants, qui pourront donc aussi être amenés à respecter cette obligation voient ainsi leur responsabilité et leur rôle auprès des responsables de traitement avec lesquels ils travaillent s’accroître.

Ce registre devra en particulier préciser la finalité du recueillement des données, les mesures de sécurité, le transfert éventuel de ces données vers un pays tiers, la durée de la conservation des données.

La notion d’accountability tend enfin à imposer aux entreprises la transmission à leurs salariés et collaborateurs d’une culture de protection des données qui peut passer en particulier par la mise en place de formations internes, l’application de codes de conduite élaborés par les associations représentant des catégories de responsables du traitement ou encore la demande de certifications.

Le DPO : un acteur stratégique pour l’application du Règlement par les entreprises

Afin de veiller au respect de ces différentes obligations, le Règlement crée un nouvel acteur pour l’application des règles encadrant le traitement des données personnelles : le délégué à la protection des données, ou Data Protection Officer (« DPO »). Ce DPO, tout comme le CIL aujourd’hui, pourra être un salarié ou un expert externe tel un avocat.

Le DPO – dont la dénomination française n’a pas encore été choisie, la CNIL pouvant, par exemple décider de continuer à exploiter la marque « CIL » – aura comme principales responsabilités d’être garant de la conformité de la protection des données personnelles par les responsables de traitement et les sous-traitants. Il bénéficiera en outre de prérogatives accrues en matière de gestion des risques, en particulier lors de la réalisation de l’analyse d’impact, le cas échéant, pour la réalisation de laquelle le responsable du traitement doit lui demander conseil. Il sera par ailleurs l’interlocuteur privilégié des autorités administratives et des personnes concernées en cas de violations de données personnelles. Le DPO pourra aussi conseiller les entreprises quant à l’adhésion à des codes de conduite ou la soumission à des certifications.

Sa nomination sera obligatoire pour les personnes morales de droit public et pour les personnes morales de droit privé lorsque, sans que ces critères soient cumulatifs :

  • Les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en des opérations de traitement qui du fait de leur nature, de leur portée et/ou de leurs finalités, exigent un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées ;
  • Les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données (données sensibles) et de données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et aux infractions.

Pour autant, même pour les entreprises responsable de traitement ou sous-traitante non concernées par l’obligation, la nomination d’un DPO est fortement recommandée. En effet, être conseillé par un professionnel formé et ayant la pleine connaissance des enjeux, contraintes et règles à respecter pour être en conformité en matière de protection des données permettra à l’entreprise de garantir le respect du Règlement.

Cette mise en conformité est d’autant plus importante que le règlement modifie les sanctions en cas de violation. Oubliée la sanction maximum de 150 000 €. A partir de 2018, les sanctions administratives pourront aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial.

Mais au-delà de la crainte engendrée par la sanction, le respect du Règlement peut surtout permettre à l’entreprise de communiquer sur ses bonnes pratiques en matière de protection des données.

Comme il est dorénavant primordial pour une entreprise de montrer qu’elle est respectueuse de l’environnement, gageons qu’avec l’entrée en vigueur du Règlement il sera bientôt impératif pour les entreprises de prouver à leurs clients qu’elles sont intransigeantes en matière de sécurité, de protection des données personnelles et de transparence lors de leur recueil.

Les premières entreprises à prendre en considération les différents points énoncés ci-dessus bénéficieront à n’en pas douter d’un avantage concurrentiel majeur.

2018 se prépare dès aujourd’hui.

Pascal Alix, Avocat et CIL

Hubert de Segonzac, avocat et CIL

[1] Rattachement volontaire au pays offrant la loi la plus favorable

[2] Cour de Justice de l’Union Européenne, 13 mai 2014

[3] Le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données a été adopté le 14 avril 2016, puis publié au Journal Officiel de l’Union Européenne le 4 mai 2016. Il est entré en vigueur vingt jours après sa publication, soit le 24 mai 2016. Il sera applicable deux ans après, soit le 25 mai 2018

[4] Intégration de mécanismes de protection des données personnelles dès la conception de l’architecture du traitement de données

/ Virtualegis